Как шаблоны досок в Trello облегчат планирование дел и событий

Планировщик Trello снова обзавелся галереей шаблонов досок. С октября 2019 года пользователи с небольшим опытом в планировании могут использовать уже кем-то разработанные и хорошо организованные доски. Все шаблоны сгруппированы по категориям, что облегчает поиск и копирование понравившейся модели.

Эту картинку я сделала в онлайн-сервисе Canva

Чтобы попасть в галерею шаблонов, надо открыть вот эту ссылку. В инструкции мы разберем на конкретном примере, как использовать практический опыт и разработки сообщества платформы. 

Что такое шаблон доски

Как сообщает в блоге платформы Джессика Вэбб ( Jessica Webb), шаблон служит моделью для создания досок с той же структурой. 
— Это идеальное решение для репликации рабочих и иных процессов, — пишет Джессика. — Вы просто нажимаете на кнопку, делаете еще несколько простых шагов и — готово!

                Я рассказывала уже о планировщике Trello в постах:

                Как стать организованным вместе с планировщиком Trello

                Создаем нашу первую доску в Trello

Как выбрать шаблон

Готовые доски, со своей системой листов и меток, выкладывают в открытый доступ пользователи. Как отдельные специалисты, так и компании.
После того, как мы перешли в галерею (еще раз напоминаю ссылку), мы видим вот такую картинку:

Скриншот области страницы с галереей шаблонов

В колонке слева перечислены все категории, в которых сгруппированы готовые к использованию доски. Наиболее популярные категории дублируются сверху, рядом — окошко поиска. Ну, а ниже идут, собственно, и сами модели. Сразу под виджетами категорий расположены популярные или часто используемые и новые шаблоны. 

В апреле 2020 года, когда многие перешли на удаленную работу в связи с пандемией COVID-19, стоит рассмотреть модель, которую я обвела сиреневым маркером на скриншоте. Этот пример Work From Home Daily Planner (Работа из дома Ежедневное планирование) и разберем.

Кейс: доска для удаленной работы 

Кликаем на заголовок выбранной доски и нам открывается сначала титул шаблона, содержащего систему, по которой Sarah Costello @ TalentHub распланировала по дням работу на неделю.  

Скриншот страницы с описанием шаблона доски 

Нажимаем зеленую кнопку «Использовать шаблон», видим окошко с опциями, выбираем и жмем кнопку «Создать».

После этого мы оказываемся на самой доске и видим, что она состоит из восьми листов. На втором — объем работы на неделю. На пяти следующих — дела с понедельника по пятницу, каждому дню отведен отдельный лист. Карточки с них по мере выполнения задач перетаскиваются на восьмой лист, который называется «Завершено» (на втором скриншоте, в красной рамочке). Так мы видим итог нашей работы за неделю и радуемся, если все удалось. В общем, это зримый повод зафиксировать успех, например, кружкой пива. По скайпу, с коллегами...

Но перед этим надо еще поработать. Для начала, понять, подходит ли нам этот шаблон. Чтобы зря не нажимать на зеленую кнопку вверху «Создать доску по шаблону». Для этого нам надо изучить информацию, которая находится на первом листе. Он так и называется. Информационный.

Подходит ли мне эта доска?

Ответ получаем, поняв, как структурирован процесс, организована система меток, выстроена иерархия задач. Сведения об этом мы находим, изучив карточки на первом, информационном листе. 

Скриншот области шаблона доски.
На первом, информационном листе — карточки с объяснением принципа структурирования процесса

Первая карточка объясняет, как использовать эту доску. Я коротенечко перевела с английского:

• Шаг 1: Для начала разбейте ваши задачи на текущие, приоритетные и второстепенные. Создайте для каждой карточку. Посмотрите, как мы сделали это. Карточки внизу листа 
• Шаг 2: Создайте метки, которые адекватно отображают реалии вашего рабочего процесса и статусы реализации задач. Смотрите вторую карточку с нашей системой меток
• Шаг 3: Создайте лист «Сделать за неделю» с задачами, которые вы хотите завершить к концу недели
• Шаг 4: Создайте листы для ежедневного планирования с Понедельника по Пятницу. Воспринимайте это как цифровой дневник, который доступен вашей команде/менеджменту. 
• Шаг 5: Пригласите на доску вашу команду/менеджмент. Так они будут в курсе, чем вы заняты и каков ваш прогресс
• Шаг 6: Вы можете еще добавить Дэдлайны (дату и время, к которым задача должна быть завершена) для конкретных задач
• Шаг 7: Супер! Вы справились! Добавляйте на последний лист все завершенные задачи

Система организации меток

Новичка эта история с метками, вероятно, больше всего настораживает. Со мной, когда я начала использовать Trello, было именно так. Поэтому посмотреть, как люди опытные эту систему выстаивают, интереснее всего. Вот еще чем шаблоны полезны!

Итак, смотрим, какие метки на этой доске применяет ее разработчик — компания TalentHub.

Скриншот области доски. Карточка с метками и легендой

Открываем вторую карточку и видим объяснение по всем меткам. Мне нравится называть их ярлыками. Их семь:

• (зеленый) Задача завершена
• (желтый) В процессе
• (оранжевый) На подписи
• (красный) Задача приостановлена
• (синий) Требуется проверка грамматики/орфографии
• (сиреневый) Требуется помощь
• (салатовый) приоритетная задача

Распланировать можно все. Тренируйтесь! 

Я завидую новичкам, которые только знакомятся с планировщиком Trello. Когда я начинала им пользоваться, не было подобных примеров для подражания. Все приходилось придумывать самой. Но это и неплохо, просто времени было больше потрачено. 

Чтобы начать расставлять по полочкам в своей жизни с помощью Trello, можно изучить доски в категории «Личные дела». Полистайте и посмотрите, как люди планируют Рождество, Новый год, семейные вылазки на природу, путешествия, свадьбы. А некоторые — даже целую жизнь.

Скриншот области страницы Trello с галереей шаблонов досок. Категория «Личные дела»

Единственным препятствием может стать язык. Если для интерфейса сделана русскоязычная локализация, то для других разделов она отсутствует. Поэтому знания добывают быстро и без проблем пользователи со знанием одного из языков: 

• немецкий, 
• английский, 
• испанский, 
• французский, 
• португальский 
• и китайский

Личный опыт

Я пользуюсь Trello примерно лет шесть. Понадобился этот инструмент, когда мы с коллегами организовывали в Минске митапы Hacks/Hakcers. 
Потом, будучи главредом онлайн и принт-изданий в Украине, я очень продуктивно применяла Trello для работы со стажерами. Приходит в редакцию человек и говорит, что, мол, хочу журналистом у вас работать. А как начинаешь с ним планировать темы материалов, так сразу романтики и отсеиваются. Ведь качество статьи часто находится в прямой зависимости от того, как выстроен материал, как спланированы сбор информации, работа с источниками и т.д. Вот в Trello эти задачи ставить и решать очень приятно и действенно. 

Еще отлично работать командой над каким-нибудь проектом. Недавно мы так делали грантовый видео-проект. Встречи офф-лайн тоже, конечно, были. Но разбивали процесс на этапы, собирали документы, фиксировали расходы именно в Trello. Чтобы было все в одном месте и легко находимо, если понадобится.