Как шаблоны документов в Google Drive облегчают нам жизнь

Знаете ли вы, что, кроме привычных таблиц, в файлах Google Sheet можно создавать массу других документов, в структуре которых заложен табличный принцип построения? Это различные списки, счета, расписания. И если пользоваться шаблонами Google Drive, то все эти бумаги будут еще и внешне красивыми, как если бы над ними поработал хороший дизайнер.

На бумаге рисовать формы и таблицы приходится вручную. Шаблоны Google Drive упрощают этот процесс и позволяют нам создавать стильные документы, которые можно впоследствии распечатать

(Фото picjumbo.com)

Будучи прекрасным помощником для команд и одиночек, повернутых на планировании своей работы, Google Drive продолжает повышать качество своих услуг. Нам предлагаются на выбор шаблоны документов как в табличных по структуре файлах Google Sheet, так и в текстовых Google Doc. 

Хотя в Google Doc шаблонов-то будет побольше (письма, резюме, обложки рефератов и прочее), пользу этих новаций мы будем исследовать на примере табличных файлов Google Sheet.

Где лежат шаблоны

Открываем новый документ и находим в левом верхнем углу зеленую иконку, характерную для файлов табличного типа:

Для перехода к галерее шаблонов для файлов Google Doc действуем аналогично, с той разницей, что кнопка для текстовых документов, как мы знаем, синяя по цвету

(Фото = скриншот области экрана)

Переходим в галерею шаблонов и выбираем подходящий:

Спланировать свадьбу/путешествие, взять под контроль домашний бюджет, составить расписание/список дел ... Для документов табличного типа разработаны 15 шаблонов

(Фото = скриншот области экрана)  

Заметили оформление? Не надо голову ломать и время тратить на разработку дизайна, все уже сделано. А чтобы ваши документы стали частью фирменного стиля/бренда, измените цвета, шрифты, воспользовавшись стандартной панелью инструментов редактирования. Для брендов - вполне достойная и одновременно бюджетная контент-маркетинговая перспектива, не так ли?

Создаем и пользуемся совместно

Работать над документами в Google Drive можно равноправной командой, как известно. А менеджерам функционал позволяет спустить разработанные инструкции/расписания подчиненным. Красота, одним словом. 

Возьмем долгосрочное планирование для примера. Осенью деловой люд и вообще все организованные личности обычно составляют списки дел/целей/мероприятий на новый год. Не на несколько дней праздничных, а прямо на все 365 будничных и выходных земных суток. Для этого в Google Drive уже есть шаблон календаря на 2016 год:

Комментарий и заметку к определенной дате можно также прикрепить, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав соответствующую опцию

(Фото = скриншот области экрана)

Подобным образом можно сначала отметить наиболее значимые события/даты, а далее вносить дополнительную/уточняющую информацию. Вот как в нашем календаре выглядит заметка и окошко для комментария:

Тот, кто создал документ, начинает диалог с участниками проекта. При этом совсем не обязательно, что этот человек - руководитель проекта

(Фото = скриншот области экрана)

Общую картину обращения с годовым временным ресурсом мы можем рассмотреть фрагментарно. Для каждого месяца имеется отдельный лист, где с датами можно проводить аналогичные манипуляции:

Обратите внимание, что после создания заметки дата маркируется треугольничком в правом верхнем углу своего окошка. Заходишь в месяц, и сразу видно, какие дни у тебя заняты

(Фото = скриншот области экрана)

После клика на помеченные даты открывается информация о том, что запланировано на конкретный день. А если, например, воспользоваться функцией Insert на верхней панели инструментов, то к дате можно привязать еще и ссылку на проект и/или картинку, диаграмму и прочие форматы контента, которые позволяется добавлять в этом меню. 

Исследуйте функционал шаблонов других документов и убедитесь, насколько он прост/универсален и одновременно соответствует назначению каждого типа документов. 

Экономим время

Создание документов в Google Drive позволяет нам не метаться между разными приложениями. Это не значит, что вам следует отказываться от любимых Todoist и/или Evernote, etc. Но списочек дел коротенький вы можете теперь набросать, воспользовавшись соответствующим шаблоном в Google Drive.

Еще есть возможность выбрать (например, сравнив с планировщиком из пакета Windows) наиболее удобный для вас инструмент планирования свадьбы/путешествия/командировки: ведь спектр ваших возможностей теперь расширился!

Таки мелочи, на мой предвзятый взгляд, отлично дополняют список преимуществ, которыми обладает эта мощная медийная платформа под названием Google Drive. Доступная, кстати, и на смартфонах всех мастей.

Мне остается лишь добавить, справедливости ради, что для писем, обложек для книг/журналов, резюме и слайдов для презентаций отлично подходит и онлайн-сервис Canva, позволяющий действовать с присущим ему дизайнерским полетом мысли и блеском! Просто зайдите в тамошний раздел Documents на главной и попробуйте.

Делимся и печатаем

Волшебная кнопка Share открывает нам широкие возможности распространять созданные документы. А если мы зайдем в меню File, то обнаружим прекрасную опцию Download, которая позволяет загружать наши документы аж в шести форматах (на выбор), в том числе и в pdf. 

Готовые pdf-документы мы можем распечатать или опубликовать на издательской площадке ISSUU, где люди могут их пролистать в электронном виде, в режиме онлайн. Как это практично, красиво и удобно мы уже говорили.

Личный опыт

Google Drive для меня - как классный портной, который шьет/подгоняет одежду по фигуре. С ним определенно выглядишь стильно и современно. Я часто пользуюсь формами для опросов и таблицами. Даже не могу сказать сколько лет. А начала еще до того, как Google Drive заменил просто Диск (как-то так он назывался). 

Таблицы мне показались привлекательной альтернативой Excel. И для текстовых документов я почти перестала пользоваться Word. В Google Drive не только удобнее создавать эти бумаги, работать с ними, но и хранить.

Поэтому как только появились Google Slides для создания презентаций, я карточки/заметки делаю только в них, когда читаю книжки. Конспект первой главы учебника "The New Precision Journalism" - тому пример.

В процессе организации конференции #hhminsk мы с коллегами обмениваемся файлами, сделанными исключительно в Google Drive, равно как и доступами к ним. 

Это не значит, что этому способу документооборота нет альтернативы. Разумеется, есть. Вот, к каким инструментам у вас пристрастия? Возможно, они еще лучше. Поделитесь в комментариях. 

Заранее спасибо!